Schluss mit Papierstapeln und Mail-Pingpong: Wie 2DMS Belege, Verträge und Personal an einem Ort zusammenführt

Dokumentenmanagement aus Deutschland: Belegfreigabe mit DATEV-Anbindung, Vertragsfristen im Griff und die digitale Personalakte – ab 49 € im Monat

Ein System statt einem Dutzend Ablagen: 2DMS bündelt die Verwaltung kleiner und mittlerer Betriebe im Browser – revisionsfest, mit E-Rechnung und Rechenzentren in Deutschland.

Liebe Leserinnen und Leser,

Eingangsrechnungen im Postfach, Verträge im Ordner, Krankmeldungen in der Schublade und die Freigabe läuft per Zuruf über den Flur: In vielen kleinen und mittleren Betrieben steckt die Verwaltung in einem Dutzend Ablagen. Das kostet jeden Tag Zeit – und spätestens beim Monatsabschluss oder bei der nächsten Betriebsprüfung auch Nerven.

Genau hier setzt 2DMS an, das Dokumentenmanagement unseres Partners ZweiDee UG. Als Partner von 2D richten wir 2DMS für Sie ein, schulen Ihr Team und bleiben Ihr Ansprechpartner im Alltag.

Was ist 2DMS?

2DMS ist eine Software im Browser, die die typischen Verwaltungsaufgaben eines Betriebs an einer Stelle bündelt: Belege, Verträge und Personal, ergänzt um Zeiterfassung und das Schreiben von Angeboten und Rechnungen. Sie brauchen keine Installation und keinen eigenen Server – und alle Daten liegen in Rechenzentren in Deutschland.

Besonders praktisch für Unternehmensgruppen: Ein Zugang kann beliebig viele Firmen führen. Die Preise richten sich nicht nach der Zahl Ihrer Firmen, sondern nach dem, was Sie tatsächlich nutzen.

Belege: vom Posteingang bis zur Überweisung

Rechnungen kommen bei 2DMS über eine eigene E-Mail-Adresse, per Hochladen oder direkt aus Ihrer Warenwirtschaft herein. Die Texterkennung liest Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Zahlungsziel und Skonto – Sie prüfen nur noch. Fahren Sie über ein erkanntes Feld, zeigt 2DMS die Stelle im Beleg, aus der der Wert stammt.

Danach geht der Beleg seinen festen Weg:

• Freigabe nach Ihren Regeln – mit Betragsgrenzen, mehreren Stufen und Vertretung. Niemand gibt seine eigenen Rechnungen frei, und Freigebende sehen am Handy alles, was sie zur Entscheidung brauchen. Statt vieler Einzelmails gibt es auf Wunsch eine tägliche Sammelmail.
• Sicherheit im Zahlungsverkehr – weicht die Bankverbindung einer Rechnung von der bekannten ab, markiert 2DMS das deutlich. Neue Bankdaten bestätigt eine zweite Person. Das schützt wirksam vor gefälschten Rechnungen mit manipulierter IBAN.
• Zahllauf mit Skonto – fällige Rechnungen werden als SEPA-Datei für Ihr Banking erstellt, Skontofristen inklusive.
• DATEV – Buchungsdaten und Belegbilder gehen an Ihre Kanzlei. Kontiert Ihr Steuerberater selbst, schicken Sie einfach die Belegbilder, gebucht wird in der Kanzlei.

Dazu kommen ein Kassenbuch mit eigener Mail-Adresse für Kassenbelege und Zählprotokoll als PDF, eine Dublettenprüfung und eine Startseite mit offenen und überfälligen Posten auf einen Blick.

Verträge: nie wieder eine Frist übersehen

Mietverträge, Leasing, Versicherungen, Wartung, Software-Abos: 2DMS legt jeden Vertrag mit Laufzeit und Kündigungsfrist ab, berechnet den nächsten Kündigungstermin und erinnert rechtzeitig die zuständige Person – per E-Mail, im Programm und auf Wunsch als Push-Nachricht am Handy. Verträge lassen sich Objekten wie einer Immobilie oder einem Fahrzeug zuordnen, sodass Sie auf einen Blick sehen, was zu welchem Objekt gehört.

Personal: die digitale Personalakte

Arbeitsverträge, Bescheinigungen und Unterlagen liegen in der Personalakte mit den richtigen Aufbewahrungsfristen – die Frist beginnt automatisch mit dem Austritt. Urlaub und Krankmeldungen laufen über die Abwesenheiten mit Urlaubskonto und Feiertagen. Mitarbeitende reichen Reisekosten und Spesen selbst ein, und Dokumente zur Kenntnisnahme werden mit Nachweis bestätigt. Den Zugriff auf Personaldaten steuern Sie genau: Wer keine Berechtigung hat, sieht nichts – auch keine Administratoren.

Zeiterfassung und Auftragswesen

Mit der Zeiterfassung stempeln Ihre Mitarbeitenden am Handy oder am Terminal per QR-Code, auf Wunsch auch auf Projekte. Pausen, Monatsbogen und Teamansicht sind dabei, und die Stunden lassen sich an die Lohnabrechnung übergeben.

Das Auftragswesen begleitet Ihr Geschäft vom Angebot über Auftragsbestätigung, Lieferschein und Anzahlung bis zur Schluss- oder Sammelrechnung. Jede Rechnung entsteht als E-Rechnung (ZUGFeRD, auf Wunsch XRechnung) und wird vor dem Festschreiben geprüft – wichtig, denn die E-Rechnungspflicht im Geschäftsverkehr kommt schrittweise bis 2028. Mahnwesen und Rechnungen zwischen Ihren eigenen Firmen sind ebenfalls dabei. Wer Belege nutzt, bekommt das Auftragswesen ohne Aufpreis dazu.

Sicher und revisionsfest

Jede Änderung steht in einem unveränderbaren Protokoll – in Klartext. Belege werden in unveränderlichen Fassungen mit Aufbewahrungsfristen abgelegt, für Prüfer gibt es einen Datenexport nach dem Standard der Finanzverwaltung. Die Anmeldung ist mit zweitem Faktor geschützt, die Daten der Kunden sind in der Datenbank streng voneinander getrennt, und alles wird täglich gesichert. Mit Auswertungen behalten Sie Ihre Zahlen im Blick.

Was kostet 2DMS?

2DMS gibt es ab 49 € im Monat – für bis zu 100 Belege, Rechnungen schreiben inklusive. Sie buchen nur die Bereiche, die Sie brauchen, und können monatlich kündigen. Die Übersicht aller Preise finden Sie auf 2dms.de.

So starten Sie

Selbst ausprobieren: Unter app.2dms.de/registrieren wählen Sie Ihre Funktionen, sehen sofort Ihren Monatspreis und testen 30 Tage kostenlos – ohne automatische Verlängerung in einen bezahlten Vertrag.

Mit uns einführen: Sie möchten Ihre Firmen, Ihre Freigaberegeln und die DATEV-Anbindung gleich richtig eingerichtet haben? Wir von ITnavigator übernehmen die Einrichtung, schulen Ihr Team und stehen Ihnen danach zur Seite.

So erreichen Sie uns: Telefon +49 5245 928920 · E-Mail kontakt@itnavigator.io · Kontaktformular

💡 Fazit & Empfehlung

Wer Belege, Verträge und Personalunterlagen noch in verschiedenen Ablagen pflegt, verschenkt jeden Tag Zeit und riskiert übersehene Fristen. 2DMS führt alles an einem Ort zusammen – revisionsfest und bereit für die E-Rechnung. Unsere drei Empfehlungen:

✓ Belegfreigabe digitalisieren: Feste Freigaberegeln und die Prüfung geänderter Bankdaten sparen Zeit und schützen vor Rechnungsbetrug.

✓ Vertragsfristen automatisch überwachen: Erinnerungen an Kündigungstermine verhindern ungewollte Verlängerungen.

✓ Jetzt für die E-Rechnung aufstellen: Rechnungen als ZUGFeRD oder XRechnung erzeugen und revisionsfest archivieren – bevor die Pflicht greift.

Sprechen Sie uns an – wir zeigen Ihnen 2DMS gern in einer kurzen Vorführung an Ihren eigenen Abläufen und übernehmen auf Wunsch die komplette Einführung. Ihr Team von IT Navigator.

📚 Quellen

• ZweiDee UG: 2DMS – Dokumentenmanagement, Funktionen und Preise (2dms.de)
• ZweiDee UG: 2DMS – Registrierung und 30-Tage-Test (app.2dms.de/registrieren)

© ITnavigator GmbH · IT-Spezial · Stand: 11.11.2026