Liebe Leserinnen und Leser,
Belege im Schuhkarton, Pendelordner zum Steuerberater, manuelle Überweisungen aus dem Online-Banking — das war einmal. Wer heute als kleines oder mittleres Unternehmen seine Buchführung sauber, schnell und revisionssicher organisieren will, kommt an einer durchgängig digitalen Lösung nicht mehr vorbei. Die Vorteile liegen auf der Hand: weniger Suchaufwand, weniger Fehler, schnellere Auswertungen, niedrigere Steuerberatungskosten — und vor allem eine deutlich bessere Übersicht über Liquidität und offene Posten.
In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie ein modernes Belegmanagement mit DATEV Unternehmen online (DUO) in der Praxis aussieht — und an welchen Stellen Sie alternativ auch mit Lexware Office oder sevDesk arbeiten können. Soviel sei vorab verraten: Wenn Ihr Steuerberater (wie die meisten in Deutschland) mit DATEV arbeitet, ist DUO bei der Schnittstelle zur Kanzlei klar im Vorteil.
📥 Schritt 1: Eingangsrechnungen digital empfangen und in DUO bereitstellen
Der erste und wichtigste Hebel ist der Rechnungseingang. Ziel: Jede Eingangsrechnung landet automatisch und ohne Medienbruch in DATEV Unternehmen online. Dafür stehen Ihnen mehrere Wege offen, die sich in der Praxis hervorragend kombinieren lassen:
1. Zentrales Rechnungs-Postfach mit automatischer Weiterleitung
Richten Sie eine dedizierte E-Mail-Adresse ein — zum Beispiel rechnungen@ihrunternehmen.de. Eingehende Rechnungen werden per Regel automatisch an die individuelle DATEV-Adresse weitergeleitet. Wichtig: Kommunizieren Sie diese Adresse aktiv an Ihre Lieferanten und hinterlegen Sie sie in Online-Shops, Abo-Diensten und auf der Webseite. Je sauberer der Eingang, desto weniger manuelle Nacharbeit.
Zwei DATEV-Wege für die automatische E-Mail-Weiterleitung
Wenn Sie auf das zentrale Rechnungs-Postfach setzen, bietet DATEV gleich zwei technische Wege, um die weitergeleiteten Rechnungen in DUO bereitzustellen. Beide haben ihre Stärken — und ihre kleinen Eigenheiten. Welcher Weg der richtige für Sie ist, hängt vor allem davon ab, in welchen Formaten Ihre Lieferanten Rechnungen verschicken.
(1) E-Rechnungspostfach (die modernere Variante, die wir aktuell standardmäßig empfehlen):
- Verarbeitet PDF-Rechnungen, XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen — also alle gängigen Formate
- Pro E-Mail ist allerdings immer nur ein Anhang erlaubt — kommt eine Mail mit mehreren Rechnungen oder z. B. AGB, wird gar kein Anhang hochgeladen. Grund dafür ist die Vorbereitung auf den zukünftigen Standard.
(2) DATEV Upload Mail (der klassische Eingangskanal):
- Akzeptiert die Dateiformate PDF, TIF und TIFF
- XRechnungen werden nicht verarbeitet. In der Praxis meist verkraftbar: ZUGFeRD ist das deutlich verbreitetere E-Rechnungsformat. XRechnungen müssen dann manuell in DUO hochgeladen werden.
- Maximale Datei- bzw. E-Mail-Größe: 20 MB
- Bis zu 50 Anhänge pro E-Mail möglich — praktisch bei Sammelmails. Aber Achtung: Befinden sich neben der eigentlichen Rechnung weitere PDF-Dokumente im Anhang (z. B. AGB, Lieferschein, Werbeflyer), landen diese ebenfalls in DUO und müssen dort manuell gelöscht werden.
Unser Tipp: Für die meisten KMU ist das E-Rechnungspostfach heute die erste Wahl — es deckt alle drei relevanten Formate ab und ist die zukunftssichere Variante für die E-Rechnungs-Pflicht. Den DATEV Upload Mail nutzt man sinnvoll dort, wo Lieferanten sehr viele PDF-Anhänge pro Mail verschicken und XRechnungen keine Rolle spielen.
2. Rechnungen automatisch aus Portalen abrufen
Telekom, Strato, Microsoft, Amazon Business, Google Workspace & Co. stellen Rechnungen oft nur im Kundenportal bereit. Dienste wie GetMyInvoices oder Invoice Fetcher loggen sich vollautomatisch in diese Portale ein, laden die Belege herunter und übergeben sie direkt an DUO. Damit gehört das monatliche „Belege-Sammeln per Hand" der Vergangenheit an.
3. Scanner für die letzten Papierbelege
Für Restbestände an Papierrechnungen — etwa Tankquittungen, Bewirtungsbelege oder Handwerker-Rechnungen — empfiehlt sich ein Dokumentenscanner (z. B. von Brother).
4. Belege per Smartphone scannen
Die App DATEV Upload mobil ist Ihr Tool für unterwegs: Quittung fotografieren, einmal antippen, fertig. Der Beleg ist sofort in DUO — keine losen Papierbelege mehr im Geldbeutel, keine vergessenen Bewirtungsrechnungen am Monatsende.
5. DATEV E-Rechnungsplattform: Peppol & TRAFFIQX
Mit der ab 2025/2026 schrittweise verpflichtenden E-Rechnung kommt ein neuer Kanal hinzu: die DATEV E-Rechnungsplattform. Sie empfängt strukturierte Rechnungen (XRechnung oder ZUGFeRD) über die offiziellen Netzwerke Peppol und TRAFFIQX und stellt sie in DUO bereit. Damit sind Sie auf dem aktuellen Stand der gesetzlichen Anforderungen und gleichzeitig anschlussfähig an europäische Geschäftspartner.
Hinweis: Lexware Office und sevDesk bieten ähnliche Eingangskanäle (eigenes Belege-Postfach, Banking-Anbindung, Mobile-App, E-Rechnungs-Empfang). Funktional sind die Lösungen für die Bearbeitung im eigenen Haus durchaus vergleichbar — der entscheidende Unterschied zeigt sich später bei der Übergabe an den Steuerberater.
⚙️ Schritt 2: Belege in DATEV Unternehmen online verarbeiten
Alle Eingangsbelege landen in der Belegverwaltung von DUO. Hier prüfen, ergänzen und kontieren Sie die Belege — je nach Berechtigung und Aufgabenteilung mit dem Steuerberater. Drei Stellschrauben sind besonders wichtig:
- Belegtyp und Kostenstelle sauber zuordnen — das macht spätere Auswertungen aussagekräftig.
- Zahlungsweg prüfen: Den Haken bei „Überweisung erstellen" setzen, wenn Sie aktiv überweisen müssen. Bei Lastschriften, Kreditkartenzahlungen oder bereits beglichenen Belegen bleibt der Haken bewusst leer — sonst überweisen Sie doppelt.
- Skonto und Fälligkeit im Blick behalten: DUO zeigt Ihnen, welche Rechnungen mit Skonto-Frist drängen.
Das Ergebnis: Jeder Beleg ist digital archiviert, ggf. kontiert und mit Zahlungsstatus versehen — und steht für die Buchhaltung beim Steuerberater bereit.
💶 Schritt 3: Offene Rechnungen überwachen und Zahlungen direkt ausführen
Über die Belegübersicht behalten Sie alle offenen Posten im Blick. Aus DUO heraus erstellen Sie SEPA-Zahlungsläufe und übermitteln diese direkt an Ihre Bank — kein doppeltes Erfassen im Online-Banking mehr. Wer mehrere Konten und Banken nutzt, profitiert von der zentralen Übersicht über Salden, fällige Zahlungen und Skonto-Termine.
📤 Schritt 4: Ausgangsrechnungen und Angebote - schreiben oder einspielen
Auch die Verkaufsseite läuft komplett digital. Hier haben Sie zwei Optionen:
- Direkt in DUO erstellen: Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen werden im Modul „Auftragswesen next" geschrieben — inklusive E-Rechnungs-Versand via Peppol/ZUGFeRD und automatischer Übergabe in die Buchhaltung.
- Per Schnittstelle einspielen: Wenn Sie bereits ein Warenwirtschafts- oder ERP-System im Einsatz haben (z. B. Odoo, Lexware, Sage uvm.), übergeben Sie die fertigen Rechnungen an DUO — als PDF mit XRechnung-/ZUGFeRD-Anhang oder über die DATEV-Schnittstellen.
Auch hier gilt: Lexware Office und sevDesk haben starke Rechnungsmodule — gerade für Solo-Selbstständige und kleine Dienstleister oft sogar einsteigerfreundlicher. Bei wachsender Komplexität (mehrere Kostenstellen, Lohnbuchhaltung, Kassensysteme, mehrere Mandanten) zahlt sich der DATEV-Standard jedoch aus.
💰 Schritt 5: Das Kassenbuch - vollständig digital in DUO
Wer eine offene Ladenkasse führt (z. B. in Gastronomie, Einzelhandel, Friseur, Werkstatt), kann das Kassenbuch komplett digital in DUO führen. Vorteil: Die Kassenbewegungen sind unmittelbar verbucht und für den Steuerberater jederzeit prüfbar. Manuell geführte Excel-Kassenbücher sind nicht nur fehleranfällig — sie genügen den GoBD-Anforderungen seit Jahren nicht mehr.
🤝 Schritt 6: Die digitale Brücke zum Steuerberater
Hier liegt der wahre Effizienzgewinn — und der Grund, warum wir DUO besonders empfehlen, wenn Ihr Steuerberater (wie die ganz große Mehrheit der Kanzleien in Deutschland) mit DATEV arbeitet:
Ihr Steuerberater ruft sich alle Belege und Kassenbewegungen direkt aus DUO ab. Es gibt keine Pendelordner, keine E-Mail-Anhänge, keine manuellen Importe. Die Kanzlei bucht, erstellt Umsatzsteuer-Voranmeldungen, Jahresabschluss und betriebswirtschaftliche Auswertungen — und stellt Ihnen die fertigen Auswertungen wiederum direkt in DUO zur Verfügung. BWA, Summen- und Saldenliste, Offene-Posten-Listen und Personalauswertungen sind jederzeit für Sie abrufbar.
Lexware Office und sevDesk bieten zwar einen DATEV-Export — der Steuerberater muss die Daten dann aber regelmäßig importieren, prüfen und ggf. Rückfragen klären. Auch müssen Eingangsrechnungen immer kategorisiert und einem Bankumsatz zugeordnet werden, damit sie überhaupt per Schnittstelle übergeben werden. Der direkte, beidseitige Datenfluss von DATEV ist im Tagesgeschäft spürbar schneller, fehlerärmer und reduziert die Beratungskosten — weil weniger manuelle Aufwände entstehen.
👥 Schritt 7: Personalwirtschaft, Lohnabrechnung und eAU
DATEV ist nicht nur Buchführung — die wirklich große Stärke spielt das System bei Lohn und Gehalt aus. Über DUO bzw. den Personalbereich stellen Sie alle Personalstammdaten bereit: An- und Abmeldungen, Stundenzettel, variable Gehaltsbestandteile, Reisekosten, Sachbezüge. Die Kanzlei rechnet ab — die Lohnabrechnungen, Lohnjournale und Buchungslisten kommen automatisch in DUO an.
Auch die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) läuft komplett digital: DATEV ruft die Krankmeldungen Ihrer Mitarbeitenden direkt bei den Krankenkassen ab — der gelbe Schein in Papierform ist endgültig Geschichte. Das spart Zeit und macht die Lohnabrechnung deutlich rechtssicherer.
⚖️ DATEV Unternehmen online vs. Lexware Office & sevDesk - wann passt was?
Damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können, hier eine ehrliche Einordnung:
- sevDesk: Sehr nutzerfreundlich, ideal für Solo-Selbstständige, Freiberufler und kleine Online-Händler. Schwach wird es, sobald Lohn, Kasse und mehrere Mandanten ins Spiel kommen.
- Lexware Office: Solider Allrounder mit gutem Preis-Leistungs-Verhältnis für kleine GmbHs und Handwerksbetriebe. DATEV-Export funktioniert — aber eben als Export, nicht als nahtlose Plattform.
- DATEV Unternehmen online: Die professionelle Lösung, wenn Sie wachsen, mehrere Mitarbeitende beschäftigen, Lohn auslagern und eng mit Ihrem Steuerberater zusammenarbeiten. Die Einarbeitung ist etwas anspruchsvoller — der Effizienzgewinn dafür deutlich höher.
💡 Fazit & Empfehlung
Die Digitalisierung der Buchführung ist 2026 kein Nice-to-have mehr — sie ist Voraussetzung für GoBD-Konformität, E-Rechnungs-Pflicht und schlanke Prozesse. Wer den Schritt sauber aufsetzt, gewinnt Stunden pro Woche und Tausende Euro pro Jahr.
✓ Klein anfangen, groß denken: Starten Sie mit dem Rechnungseingang per E-Mail-Postfach und Mobile-App — das ist der größte Hebel mit dem geringsten Aufwand.
✓ Den richtigen Partner wählen: Wenn Ihr Steuerberater mit DATEV arbeitet, ist DUO die beste Wahl. Andernfalls sind Lexware Office oder sevDesk solide Alternativen — DATEV-Export inklusive.
✓ E-Rechnung jetzt scharf schalten: Aktivieren Sie die DATEV E-Rechnungsplattform (Peppol/Traffix), damit Sie sowohl für die Pflicht ab 2025 als auch für internationale Geschäftspartner vorbereitet sind.
Sie möchten Ihre Buchhaltung digitalisieren, wissen aber nicht, wo Sie anfangen sollen? Wir von der ITnavigator GmbH richten Ihnen DATEV Unternehmen online inklusive E-Mail-Postfach, Invoicefetcher, Scanner und E-Rechnungs-Anbindung ein — und stimmen den Workflow gemeinsam mit Ihrem Steuerberater ab. Sprechen Sie uns an — die erste Bestandsaufnahme ist kostenfrei.
Buchführung digitalisieren - effizient zum Steuerberater mit DATEV Unternehmen online