Verfahrensdokumentation & ersetzendes Scannen: Wo KMU heute stehen – und was die E-Rechnung verändert

Warum die Verfahrensdokumentation Pflicht ist, wann Sie Papierbelege nach dem Scannen vernichten dürfen und wie die E-Rechnung Archivierung und Prozesse neu ordnet

Papierlos arbeiten ist erlaubt – aber nur mit dokumentiertem Verfahren. Mit der E-Rechnung verschiebt sich der Schwerpunkt vom Scanner hin zur sauberen digitalen Eingangsverarbeitung.

Liebe Leserinnen und Leser,

„Können wir die Belege nach dem Scannen nicht einfach wegwerfen?“ – diese Frage hören wir in Gesprächen mit Kunden regelmäßig. Die Antwort lautet: Ja, das ist möglich – wenn der Scanprozess GoBD-konform abläuft und in einer Verfahrensdokumentation beschrieben ist. Genau diese Dokumentation fehlt aber in vielen kleinen und mittleren Unternehmen. Gleichzeitig verändert die E-Rechnung gerade die gesamte Belegverarbeitung: Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 beginnt schrittweise die Pflicht zum Versand. In diesem Beitrag zeigen wir, wo Sie heute stehen, was sich ändert und wie Sie sich zukunftssicher aufstellen.

Was ist eine Verfahrensdokumentation – und wer braucht sie?

Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie in Ihrem Unternehmen steuerlich relevante Daten und Belege entstehen, verarbeitet, gebucht und aufbewahrt werden – vom Posteingang bis zum Archiv. Grundlage sind die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) der Finanzverwaltung. Sie gelten für alle Unternehmen, die Bücher führen oder steuerliche Aufzeichnungen erstellen – also auch für kleine Betriebe, Freiberufler und Einnahmen-Überschuss-Rechner.

Nach den GoBD besteht eine Verfahrensdokumentation typischerweise aus vier Teilen:

• Allgemeine Beschreibung – Unternehmen, Organisation, Zuständigkeiten und eingesetzte Systeme.
• Anwenderdokumentation – Wie Mitarbeitende Belege erfassen, prüfen, scannen und buchen.
• Technische Systemdokumentation – Welche Software (Buchhaltung, DMS, Warenwirtschaft) wie zusammenspielt und wo Daten gespeichert werden.
• Betriebsdokumentation – Datensicherung, Berechtigungen, Updates und Schutz vor Datenverlust.

Fehlt die Verfahrensdokumentation, ist das zunächst ein formeller Mangel. Kritisch wird es, wenn ein Betriebsprüfer die Abläufe dadurch nicht nachvollziehen kann: Dann kann die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung angezweifelt werden – im schlimmsten Fall mit Hinzuschätzungen. Beim ersetzenden Scannen ist die Dokumentation sogar die Voraussetzung dafür, dass das Papieroriginal überhaupt vernichtet werden darf.

Ersetzendes Scannen: So ist der Stand 2026

„Ersetzendes Scannen“ bedeutet, dass ein Papierbeleg digitalisiert und das Original anschließend vernichtet wird – der Scan ersetzt also das Papier. Steuerlich ist das ausdrücklich zulässig, sofern das Verfahren dokumentiert ist und der Scan das Original bildlich und inhaltlich vollständig wiedergibt. In einer Organisationsanweisung sollte deshalb geregelt sein:

• Wer scannt – Zuständige Personen und Vertretungen.
• Was und wann gescannt wird – Welche Belegarten, zu welchem Zeitpunkt (z. B. vor oder nach der Buchung) und in welcher Qualität.
• Qualitätskontrolle – Prüfung auf Lesbarkeit und Vollständigkeit, inklusive Rückseiten und Anlagen.
• Sichere Ablage – Unveränderbare, geschützte Speicherung, sodass der Scan jederzeit wieder auffindbar ist.
• Vernichtung – Wann und wie Originale entsorgt werden – und welche Belege ausdrücklich im Original bleiben.

Praktische Orientierung bietet die Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen von Bundessteuerberaterkammer und Deutschem Steuerberaterverband. Wer einen besonders hohen Beweiswert benötigt, etwa bei Verträgen, orientiert sich zusätzlich an der Technischen Richtlinie TR-RESISCAN (TR-03138) des BSI. Wichtig: Nicht jedes Dokument darf vernichtet werden – Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse sowie Unterlagen, bei denen andere Gesetze das Original verlangen, bleiben im Papierformat. Stimmen Sie im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung ab, welche Belege betroffen sind.

Eine gute Nachricht gibt es bei den Fristen: Durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege – also etwa Rechnungen und Quittungen – von zehn auf acht Jahre verkürzt. Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare müssen weiterhin zehn Jahre aufbewahrt werden.

Was die E-Rechnung verändert

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro E-Rechnungen auch ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 gilt das für nahezu alle inländischen B2B-Umsätze. Zulässig sind strukturierte Formate nach EN 16931 wie XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2. Eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail ist dann keine E-Rechnung mehr.

Für die Archivierung heißt das: Der strukturierte Teil der E-Rechnung – die XML-Daten – muss in seiner ursprünglichen Form, unveränderbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Ein Ausdruck oder ein Scan einer E-Rechnung reicht nicht. Das BMF hat mit der Änderung der GoBD vom 14. Juli 2025 zudem klargestellt: Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD muss der menschenlesbare PDF-Teil nur dann zusätzlich aufbewahrt werden, wenn er steuerlich relevante Zusatzinformationen enthält – etwa Buchungsvermerke.

Damit verschiebt sich der Schwerpunkt: Eingangsrechnungen von Geschäftspartnern kommen künftig überwiegend digital – das Scanvolumen sinkt. Ersetzendes Scannen bleibt aber relevant, etwa für Kassenbons, Tankquittungen, Bewirtungs- und Reisekostenbelege, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Rechnungen aus dem Ausland oder von Privatpersonen sowie für Lieferscheine und Verträge. Bis Ende 2027 leben die meisten Unternehmen daher in einer Mischwelt aus Papier, PDF und E-Rechnung.

Für die Verfahrensdokumentation bedeutet das: Sie muss um die E-Rechnung erweitert werden. Beschrieben werden sollten unter anderem die Eingangskanäle (E-Mail-Postfach, Portale), die Prüfung und Anzeige der XML-Daten, der Umgang mit fehlerhaften oder unvollständigen Rechnungen, die Übergabe an die Buchhaltung und die revisionssichere Archivierung der Originaldatei. Mehr zu Formaten und Plattformen lesen Sie in unserem Beitrag „E-Rechnung: Von der Pflicht zur Plattform“.

Was Sie jetzt tun sollten

• Bestandsaufnahme – Wie kommen Belege heute ins Unternehmen – Papier, PDF, E-Rechnung? Wer bearbeitet sie, wo werden sie abgelegt?
• Verfahrensdokumentation erstellen oder aktualisieren – Den Scanprozess und den E-Rechnungs-Eingang schriftlich festhalten und bei Änderungen fortschreiben.
• Revisionssichere Archivierung einführen – Belege und E-Rechnungen im Originalformat unveränderbar, durchsuchbar und mit Zugriffsrechten speichern – Netzlaufwerk oder E-Mail-Postfach reichen dafür nicht aus.
• Ausgangsrechnungen vorbereiten – Prüfen Sie, ob Ihre Rechnungssoftware bis 2027 bzw. 2028 XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen kann.
• Mit der Steuerberatung abstimmen – Klären Sie, welche Belege im Original bleiben müssen und wie der Datenaustausch künftig laufen soll.

Starker Partner: ZweiDee UG und das DMS 2DMS

Bei Verfahrensdokumentation, ersetzendem Scannen und digitaler Archivierung arbeiten wir eng mit unserem Partner, der ZweiDee UG (2D), zusammen – übrigens unser direkter Nachbar in der Uthofstraße 50 in Herzebrock-Clarholz.

2D erstellt Ihre GoBD-Verfahrensdokumentation passend zu Ihren tatsächlichen Abläufen: Nach einem Termin per Microsoft Teams oder bei Ihnen vor Ort werden die buchhalterischen Prozesse gemeinsam mit Geschäftsführung und Mitarbeitenden aufgenommen – vom Belegeingang bis zur Archivierung. Sie erhalten die fertige Dokumentation mit allen vier GoBD-Bestandteilen als PDF, in der Regel rund zwei Wochen nach dem Termin, zu einem fairen Festpreis und auf Wunsch mit laufender Pflege. Mehr dazu: Verfahrensdokumentation nach GoBD bei 2D.

Mit dem Dokumentenmanagementsystem 2DMS sind Sie perfekt für die Zukunft aufgestellt: Belege und Verträge werden zentral abgelegt, per Volltextsuche in Sekunden gefunden und revisionssicher nach GoBD archiviert. E-Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung erkennt 2DMS automatisch, übernimmt die Belegdaten und übergibt sie per DATEV-Export an Ihre Steuerberatung. Betrieben wird 2DMS in einem deutschen Rechenzentrum. Verfahrensdokumentation und DMS kommen so aus einer Hand und sind sauber aufeinander abgestimmt.

ITnavigator kümmert sich dabei um die passende IT-Infrastruktur – von Scannern und Arbeitsplätzen bis zu Datensicherung und Zugriffsschutz.

💡 Fazit & Empfehlung

Das papierlose Büro ist rechtlich möglich und wirtschaftlich sinnvoll – aber nur mit dokumentiertem Verfahren. Die E-Rechnung macht die Verfahrensdokumentation nicht überflüssig, sondern wichtiger, denn sie muss jetzt Papier und digitale Rechnungen gleichermaßen abdecken. Unsere drei Empfehlungen:

✓ Verfahrensdokumentation zur Pflicht machen: Ohne sie dürfen Papierbelege nicht vernichtet werden – und Betriebsprüfungen werden unnötig riskant.

✓ E-Rechnungen im Original archivieren: XML-Daten unverändert und maschinell auswertbar aufbewahren – ein PDF-Ausdruck genügt nicht.

✓ Jetzt auf ein DMS setzen: Ein zentrales, revisionssicheres Archiv wie 2DMS verbindet Scan und E-Rechnung und spart im Alltag viel Zeit.

Sie möchten Ihre Belegverarbeitung zukunftssicher aufstellen? Sprechen Sie uns an – gemeinsam mit der ZweiDee UG analysieren wir Ihre Prozesse, erstellen die Verfahrensdokumentation und richten Archiv und IT passend ein. Ihr Team von ITnavigator.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Bitte stimmen Sie die konkrete Umsetzung mit Ihrer Steuerberatung ab.

📚 Quellen

• BMF-Schreiben vom 14.07.2025: Zweite Änderung der GoBD (Aufbewahrung von E-Rechnungen) – bundesfinanzministerium.de
• IHK Darmstadt: Archivierung von E-Rechnungen – Klarstellung veröffentlicht – ihk.de
• ZweiDee UG: Verfahrensdokumentation nach GoBD (2d-ug.de/verfahrensdokumentation) und 2DMS – Dokumentenmanagement (2dms.de)
• BSI: Technische Richtlinie TR-03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN) – bsi.bund.de
• Bundessteuerberaterkammer / DStV: Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen sowie FAQ zur E-Rechnung – bstbk.de
• ECOVIS / Handelskammer Hamburg: Aufbewahrungsfristen 2026 (acht Jahre für Buchungsbelege nach BEG IV) – ecovis-kso.com, handelskammer-hamburg.de
• Fachbeiträge zur E-Rechnungspflicht 2027/2028 und zur 800.000-Euro-Grenze (u. a. ECOVIS, Hamburger Software) – 2026

© ITnavigator GmbH · IT-Spezial · Stand: 29.09.2026